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Sistema para academia

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sistema para academias

Gerenciar uma academia pode ser uma tarefa árdua. Controlar alunos, cobranças, são muitas  informações. Mas, os softwares de gestão de academia (ou sistema para academia) existem exatamente para facilitar esse trabalho.

Atualmente são inúmeros sistemas para academia que auxiliam um gestor a coordenar sua academia, desde os mais simples até os mais completos, o que precisa ser avaliado de acordo com a necessidade de cada academia. Antes caros e exclusivos, agora os sistemas para academias estão acessíveis a qualquer tipo de negócio fitness: estúdios, crossfit, academias e até personal trainers.

Não dá mais para negligenciar a gestão, principalmente num negócio que sofre grande concorrência e mudanças tecnológicas.

Sistema para Academia – uma lista para gestores.

Muitas vezes o gestor acaba pecando por não investir em um bom software de gestão. Separamos nesse post, algumas das soluções mais populares do mercado fitness, para você escolher e contratar. Nossa sugestão é fugir de sistemas comprados em formatos de CDs e softwares com propostas baixas, do ponto de vista de produto. Confira:

Pacto.vc

A Pacto foi fundada em 1994 em Goiânia/GO e desenvolve sistemas para academias, boxes CrossFit, clubes e hotelaria. O software de gestão de academia da Pacto é um dos produtos mais vendidos do país. Possui um módulo de débito recorrente (DCC) integrado à solução para academias.

iFitness – Inspell

O iFitness é um Software de Controle de Acesso e Financeiro para Academias que possui todas as ferramentas para simplificar e facilitar a gestão, possibilitando também a organização das atividades administrativas. É um sistema de academias simples de usar e de contratar. Vale ficar de olho!

TecnoFit

O TecnoFit é um sistema para academias moderno. Totalmente na nuvem e com uma usabilidade pensada no gestor de academias. O TecnoFit surpreende pelas funcionalidades e facilidade no uso. Além do app mobile para analisar os dados em tempo real, controle de acesso, finanças, avaliação física e diversas funcionalidades ajudam no dia a dia da academia.

Everfit

Fundado em 2017, o Everfit é um sistema para academias ágil e inteligente. Com preços que vão desde R$69 / mês até R$199 por mês, é um dos softwares de gestão fitness mais democráticos do Brasil.

Data Fitness

Fundada no Rio Grande do Sul pela empresa Logon Sistemas, o Data Fitness é um sistema para academias que também possui o débito recorrente dentro da gestão. O software foi lançado há alguns anos e já atende mais de 1200 academias no país.

Cloud Gym

Criado por ex-engenheiros da Oracle, o Cloud Gym é um software de gestão de academias ágil e com fácil navegação. Na nuvem, o software possui bom preço também. Um dos diferenciais da aplicação é a possibilidade de oferecer para alunos e gestores o reconhecimento facial. O Cloud Gym é uma das boas surpresas do segmento fitness.

CAD 4

O CAD 4 é um software de gestão de academia que possui inúmeros benefícios: controle de cheques, contratos, exames, restrições, vendas de produtos, serviços e muitos outros recursos. Com ele é possível manter um relacionamento com seu aluno, disponibilizar convênios, planos de horários, venda de produtos, mala direta de postagens, controle de estoque, controle de usuários com senhas, layout renovado, cadastro de visitantes, entre vários outros benefícios.

Sistema SCA

O sistema de academia SCA também é um dos mais utilizados no Brasil. Ele oferece um sistema que gera cobranças, bloqueia os inadimplentes, além de possuir cadastro de alunos com informações importantes como: frequência, pagamentos, matrícula entre outros dados pertinentes. Outro benefício é que o sistema emite recibo e gera relatórios administrativos com a logomarca da academia, garantindo confiabilidade aos alunos.

O sistema oferece ainda a possibilidade de liberação de acesso através de cadastro da digital do aluno, garantindo a segurança e entrada de alunos regularmente matriculados (com o pagamento em dia) e também bloqueia o acesso (travando a catraca) de quem está inadimplente.

Office Academia

Assim como os demais softwares de gestão de academia, o Office Academia oferece controle de alunos e matrículas, planos de pagamentos, horários e controle de catracas, além de convênios, controle de presenças (frequência, reposição, faltas etc.), controle financeiro (incluindo contas a receber, fluxo de caixa, controle bancário, entradas e saídas de forma geral) e ponto eletrônico.

Easy Manager (Byteway)

No mercado desde 1997, o Easy Manager da Byteway além de atuar em academias, também possui uma extensão para escolas. O sistema para academia Easy Manager tem um grande apelo financeiro.

Actuar

A Actuar é uma empresa que existe desde 2000. O software para academias da empresa é um dos mais modernos no Brasil. Com aplicativos de treino e conexão com catracas. Em 2007 o Actuar foi redesenhado trazendo melhorias aos gestores.

Acad Manager

Criado para fazer a gestão de academias e estúdios, o Acad Manager é um produto da 4TechSistemas. O sistema atua forte na gestão de academias no Rio de Janeiro.

Fitware

A empresa Fitware existe desde 1994. Além do software de gestão para academias a empresa também possui um produto para o varejo (lojas). O software cobra em média R$1,00 por aluno na solução.

PoliSystem

Com 8 escritórios pelo Brasil, a Polisystem é um dos mais famosos sistemas de gestão de academia do Brasil. É um dos novos softwares do segmento. A sede fica em Salvador. A empresa está prestes a lançar sua versão Web.

Microuniversity

A MicroUniversity é uma empresa desenvolvedora de softwares do Rio de Janeiro. Desde 2005 desenvolve soluções para gestão financeira, escolar e software de gestão de academias (o Micro Fitness).

Queslo

O sistema da Queslo tem integração com catracas, possui débito recorrente integrado, controle de despesas, avaliação de treinos e tudo que um software de academias precisa ter.

Go!Fit

Com o Go!Fit é possível organizar: financeiro, treinamentos, avaliação física, agenda, vendas, estoque entre outros. É do grupo Tribes, que tem também o EVO como software de gestão.

W12 EVO

O W12 EVO possibilita o monitoramento de toda movimentação interna da academia, leitor biométrico, aplicativo para smartphones, relatórios e muito mais. Esse software de gestão de academia também possui muitos benefícios para a administração.

iFitness

Tradicional no mercado, o iFitness atende academias de grande porte. O ponto alto da solução é a parte financeira e conexão com catracas modernas. O Fitsys atua em centenas de academias. É um dos pioneiros em gestão de academias no Brasil. Possui uma das melhores gestões de catracas do mercado.

Sivis

A Sivis é uma solução com mais de 15 anos de mercado. Fundada em Volta Redonda (RJ), a Sivis possui um sistema para academias, mas também atende shoppings, escritórios e o varejo no geral, especialmente com o software e a gestão de catracas.

MobiTrainer

O Mobitrainer é um aplicativo / sistema de gestão para academias focado na interação com os alunos. Usado por treinadores, gestores e estúdios, o app permite a gestão de treinos, comunicação com alunos e relatórios simples para a tomada de decisão dos gestores.

O que é importante para decidir sobre um sistema para academias? Dicas finais.

  • Controle na nuvem;
  • Suporte;
  • Integração com CRM e ERP;
  • Controle de inadimplência;
  • Cobrança recorrente com diversas operadoras;
  • Integrações com outros sistemas.

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7 métricas básicas para gestão de cobrança recorrente

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metricas assinaturas

Com o passar dos anos, a forma como as pessoas consomem produtos e serviços mudou. O acesso à tecnologia e outras formas de interação transformou as relações entre empresas e consumidores. As exigências do mercado e a forte concorrência exigiram dos negócios mais agilidade nas suas operações e formas de rentabilizar uma operação para suportar a velocidade com que as coisas acontecem.

A cobrança recorrente, uma prática que existe há muitos anos, retomou força em diversas áreas e passou a ser uma forma ainda mais interessante de metodologia de pagamento para os setores financeiros das companhias. Empresas de softwares têm liderado essa nova onda, principalmente pelo surgimento da computação em nuvem.

métricas cobranca recorrente

Atualmente, é difícil encontrar produtos em caixas ou instalados diretamente no computador. Os softwares são vendidos como uma assinatura de acesso, conhecidos como SaaS — Software as a Service.

Uma pesquisa trimestral do Synergy Research Group com os principais prestadores de serviços de infraestrutura de nuvem e Data Center espalhados pelo globo mostrou que, no segundo trimestre de 2015, esse setor gerou mais de US$ 20 bilhões em receitas para empresas de TI. Isso mostra como esse é um mercado enorme e que exige equilíbrio para ser comandado. Por isso, a gestão de cobrança recorrente se torna uma disciplina essencial.

Nesse texto, vamos apresentar as principais métricas para lidar com essa área, para ajudar você a ter sucesso no seu negócio. Continue lendo!

O que é a economia da recorrência

Antes de conhecer as principais métricas para gestão de cobrança recorrente, é importante entender seu conceito. A economia da recorrência é um modelo que vem mudando as relações comerciais de diversos segmentos com seus consumidores. Ela é baseada no consumo pelo acesso e não pela propriedade, com uma cobrança firmada a partir de uma assinatura.

A TV paga é um exemplo clássico disso. É um mercado que, de acordo com a Anatel, registrou mais de 19 milhões de assinantes até fevereiro de 2015.

Diversas outras empresas extremamente conhecidas nasceram ou passaram a utilizar esse modelo. Dentre elas, podemos citar: Netflix, Salesforce, Adobe, Spotify entre outros.

Principais métricas para gestão de cobrança recorrente

Tudo bem, você já entendeu que a economia recorrente é um mercado gigante e recheado de oportunidades, e que bilhões de reais são movimentados nesse mercado pelo mundo. Mas como tudo isso pode funcionar bem no seu dia a dia? Entender quais são as principais métricas para a gestão de cobrança recorrente é essencial para fazer a roda girar.

1. Taxa de conversão

A taxa de conversão é a porcentagem dos seus leads, ou aqueles visitantes que têm interesse na sua empresa e de quem você tem informações de contato, que se tornam clientes.

É uma métrica essencial para projeções futuras. Imagine a situação: você quer aumentar seus leads em 50%. A taxa de conversão vai apresentar quantos telefonemas ou disparos de e-mail, por exemplo, serão necessários para atingir esse objetivo.

2. Churn rate

Essa é uma das métricas mais importantes. O churn rate é o índice de cancelamentos das suas assinaturas, que pode ocorrer por diversos motivos.

É extremamente importante saber exatamente quais são, para criar mecanismos e mudanças que possam reduzi-los. Alguns exemplos: seu serviço não agradou, um concorrente ofereceu melhor preço ou o cartão do cliente não foi aceito.

3. Growth rate

No sentido contrario do churn, o growth rate é a taxa de crescimento das suas assinaturas. É uma métrica que indica o valor absoluto de novos clientes em relação à quantidade de clientes da sua base.

O segredo para ter um growth rate alto é combater o churn, ampliar o tempo de vida do seu cliente e reduzir o custo de aquisição.

4. Customer lifetime value (LTV)

Essa é uma métrica que ajuda a avaliar a satisfação do seu cliente. O Lifetime Value indica quanto de receita um cliente gerou enquanto se manteve na sua base. Clientes mais satisfeitos permanecem consumindo seu produto ou serviço por mais tempo.

5. Custo de aquisição de clientes (CAC)

O LTV indica a receita gerada durante a relação com seu cliente. Já o CAC é uma métrica que mostra o quanto você investiu para conquistá-lo. Combinando as duas, é possível saber o tempo necessário para cobrir os custos do CAC, ou o payback. A partir dessa informação, você irá visualizar quando começará a ter fluxo de caixa positivo.

6. Ticket médio

Uma métrica essencial para quem quer crescer. O ticket médio, basicamente, é a divisão do valor total de vendas realizadas pelo volume. Ou seja, se você vendeu R$5.000 em assinaturas em 80 negociações, seu ticket médio será de R$62,50.

7. Receitas mensais recorrentes (MRR)

A receita mensal recorrente, ou o MRR (monthly recurring revenue), é uma métrica que aponta quanto de dinheiro a sua empresa recebe mensalmente a partir das assinaturas. Como o próprio nome diz, ela considera apenas as vendas recorrentes, tanto de downsells, quanto de upsells. É extremamente importante estabelecer projeções de crescimento para o MRR.

Nesse caso, utilize as métricas anteriores em conjunto. Diagnostique os motivos de churn, por exemplo, e mantenha mais clientes na sua base, para não diminuir suas receitas.

Tem alguma outra que você acha essencial? Comente!

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Erros mais comuns ao adotar a cobrança recorrente

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cobranca recorrente assinaturas

Fidelização de clientes, maior controle financeiro, fácil previsão de lucros, receita linear e redução de despesas e custos operacionais. Os benefícios para quem adota um modelo de cobrança recorrente são muitos.

Tanto que o número de adeptos do sistema deve crescer muito nos próximos anos. Estudo da empresa de pesquisa Gartner aponta que, até 2020, 80% das 2.000 maiores empresas do mundo deve adotar o modelo de assinaturas.

Erros mais comuns ao adotar a cobrança recorrente

Se você também pretende entrar nesse nicho vantajoso, precisa ficar atento aos erros mais comuns que empresas comentem quando começam a entrar nesse mundo.

Falta de controle no pagamento

O pagamento recorrente implica, também, em fornecer o serviço sem paradas enquanto o acordo estiver ativo.

Acontece que diversas empresas não possuem um controle rígido do fluxo de cobrança. O que significa que os clientes que deixaram de pagar ou estão com mensalidades em atraso continuam usando os serviços normalmente. O contrário também pode acontecer, já que um cliente que resolveu a falta de pagamento pode ficar sem poder acessar o serviço.

Por isto, é importante ter um sistema automatizado de cobrança que crie regras automáticas para suspender os serviços em caso de débito, da mesma maneira que reativa a conta automaticamente assim que o pagamento for efetuado.

Serviços sem personalização

Por mais que os serviços oferecidos sejam, no geral, bem parecidos, eles não são iguais. Cada contrato é algo diferente.

Muitas empresas, ao adotarem o modelo de pagamentos recorrentes, caem na armadilha de apagar a individualidade de cada acordo, acabando com as opções de personalização.

Para evitar isso, é preciso ter um sistema de gestão de pagamentos eficiente que permita a criação de regras específicas por cliente. Por exemplo, a data de pagamento.  A cobrança deve ser feita de acordo com cada contrato e não engessado em um único dia pré-definido na ferramenta.

Projeção errada de faturamento

O ponto forte do modelo de pagamento recorrente, a previsibilidade da receita, pode virar uma fraqueza se não for bem gerenciado. A previsão dos próximos faturamentos, com base no banco de clientes, deve ser feita de maneira inteligente, atentando para impactos causados por promoções temporárias, mudanças pontuais nos contratos ou na flutuação do número de clientes. O cálculo final deve levar tudo isso em conta, e não somente os assinantes e o valor-base de contratação.

Por exemplo, de um mês para o outro, clientes podem entrar, ou sair, da base de assinantes pagando pelo uso proporcional ao período. Não se pode considerar que deles venha o mesmo valor daqueles que pagaram integralmente.

O ERP tradicional não “dá conta do recado”

É importante ter uma ferramenta de ERP para melhorar a gestão empresarial. No entanto, quando se ingressa em um modelo de recorrência, é preciso contar com um sistema mais completo de cobrança.

As plataformas de ERP não têm a visão de cliente e todo o relacionamento que os contratos de serviço exigem. Não possuem flexibilidade para precificar os serviços, alterar datas de vencimento de boletos, reprocessar cartões e personalizar cobranças e contratos.

Ficar preso a um só modelo de precificação

Muitas vezes pode ser interessante testar diferentes preços e métricas de cobrança. No entanto, um sistema que não permite criar regras para diferenciar os faturamentos pode limitar o serviço de pagamento recorrente.

Devem ser considerados pontos como taxa de ativação, tarifa mínima, cobrança por quantidade de serviço utilizada (horas, minutos, pageviews, GB, licenças, usuários, etc.), cobranças pontuais e parceladas.  Se ele não fizer essa diferenciação, a empresa acaba ficando presa a uma cobrança única e essa falta de flexibilidade afasta os clientes.

Falta de controle de inadimplência

Quantos clientes possuem fatura em aberto? Eles estão pagando em dia? Qual o saldo positivo e negativo de cada um deles? A inadimplência ocorre em algum grupo de clientes ou em alguma faixa de valor?

Essas perguntas precisam ser respondidas de maneira rápida e automática para que você tenha um controle total da sua receita. Essa dinâmica deve fazer parte do processo da cobrança recorrente.

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Como implantar a cobrança recorrente de forma sustentável

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Não é segredo para ninguém: manter um cliente é muito mais barato (e fácil) do que conquistar um novo. Mas manter um consumidor fiel requer muito cuidado e dedicação. E para uma empresa de cobrança recorrente, isso vale o dobro.

Uma estratégia eficaz para conseguir esse resultado consiste em adotar o sistema de cobrança recorrente. Não é a toa que, em 2013, o mercado de assinaturas cresceu 219% no Brasil, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs).

Nesse sistema, a fidelização acontece de maneira quase automática, pois, em vez de pagar uma única vez por um produto ou serviço, o cliente passa a consumi-lo mensalmente pagando uma assinatura. Claro que, para isso, ele precisa estar satisfeito com o que está recebendo.

Como implantar a cobrança recorrente de forma sustentável

Se você se interessou em sair do modelo de tradicional de vendas para o de pagamentos recorrentes, vale a pena ler as dicas abaixo para evitar problemas na transição. Sem cautela nessas etapas, o jogo pode virar e você pode acabar afastando clientes em vez de fideliza-los. Portanto, preste atenção nesses pontos:

Planejamento

Nenhuma estratégia funciona sem um bom plano de ações. A primeira etapa é analisar se o modelo de pagamento recorrente é realmente viável para a sua empresa.

Não se pode decidir entrar em um mercado só porque ele está na “em alta”. Aproveitar a tendência da vez é importante, sim, mas só se fizer sentido para o seu negócio. Uma agência de viagens, por exemplo, vai ter bastante dificuldade para encontrar uma oferta em modelo de recorrência.

Não é sempre que o consumidor pode viajar e o setor de turismo tem uma oscilação grande de valores, o que torna difícil para uma agência fixar o preço de uma assinatura e entregar todo mês um pacote com a mesma qualidade ao cliente.

Portanto, não dá para simplesmente ingressar no mercado do dia para a noite, sem planejamento detalhado, qualquer que seja o seu ramo de atuação.

Certifique-se que você vai construir algo que vá ao encontro do interesses do seu mercado. Levante questões e soluções que o seu serviço pode trazer. Faça pesquisas de mercado. Se coloque no lugar do público-alvo e veja se o modelo é realmente viável.

Mudança consciente e gradual

Não dá para mudar do dia para noite, sem nem avisar o seu cliente. Ele se sentirá desrespeitado. Comunique seus planos com antecedência e assegure-se que essa transição não terá influencia negativa na qualidade dos produtos e serviços ou no relacionamento com os consumidores.

Tenha em mente que vai ser necessário um período de adaptação para os clientes. O consumidor tem que absorver a ideia, entender as vantagens e optar pela adoção. Considere trabalhar com o modelo tradicional, em paralelo, durante um período de testes. Se possível, deixe que o cliente decida se ele quer ou não mudar para o novo modelo de contratação.

Veja, por exemplo, a Adobe. Com o serviço de assinatura relativamente novo na empresa, eles disponibilizam, também, o modelo tradicional de compra de licença do software. Isso pode significar que o modelo tradicional vai ser extinto no futuro ou, ao contrário, a empresa pode descobrir que o melhor é manter os dois modelos. De maneira semelhante, você precisa descobrir qual é o melhor método para o seu negócio e incluindo os clientes nessa decisão.

Suporte para sistema de cobrança recorrente

É fundamental, no modelo de pagamento recorrente, contar com um software de cobrança eficiente. Quando uma empresa passa a trabalhar com pagamentos recorrentes, ela precisa ter mais agilidade para lidar com a rotatividade esperada no modelo. É preciso ter um controle sobre cada contrato e automatizar ao máximo o processo de cobrança e baixas para não sobrecarregar a área financeira.

Mas não basta pagar pela ferramenta e pronto. É fundamental ter uma parceiro capaz de entender seus processos de negócio e ajudá-lo a implementar o sistema de uma forma que não seja traumática para o seu time e que não comprometa o andamento da empresa no dia a dia. 

Vindi tem uma equipe especializada, que acompanha seus clientes durante todo o processo de migração e oferece suporte à questões fiscais, técnicas e dúvidas que são comuns aos novatos no sistema. Afinal, adotar um novo sistema de cobrança deve ser um processo sem traumas para sua empresa e, principalmente, para os seus clientes.

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