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5 formas de cobrar seu cliente e como evitar a inadimplência

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A inadimplência é um problema grave que, se não for contornado e minimizado, pode levar a empresa a grandes prejuízos, prejudicando o pagamento das contas e podendo levar — em médio ou longo prazo — à falência. Por isso, é fundamental adotar políticas de cobrança e ações que ajudem a evitar esse tipo de problema. Confira, a seguir, algumas formas de cobrar seu cliente e evitar a inadimplência.

As diferentes maneiras de cobrar seu cliente

Para evitar que a inadimplência prejudique os resultados e a saúde financeira da empresa, o ideal é começar a cobrar os clientes assim que o atraso é identificado. O que pode ser feito por meio de:

Telefone

A cobrança via telefone é uma das maneiras mais tradicionais de entrar em contato com o cliente e avisá-lo do saldo que consta em aberto na empresa. A vantagem de se utilizar esse meio é que existe a possibilidade de tornar o contato mais próximo, buscando entender as razões do atraso e até mesmo oferecer alternativas de negociação. Isso ajuda a passar a impressão de que, em vez de apenas cobrar, a intenção da empresa é realmente ajudar a solucionar o problema.

SMS

Essa é uma forma prática e mais direta de comunicar um débito pendente de pagamento. Nesses casos, é possível contar com um serviço especializado, que faz o envio automático de mensagens padronizadas, depois de certo tempo de atraso, por exemplo.

E-mail

Além de prática, essa é uma das formas mais baratas que existem de cobrar seu cliente. Porém, existe o risco de que o cliente continue sem saber do débito, visto que algumas pessoas não têm acesso ao e-mail regularmente. Ou seja, ainda que para a empresa seja um método ágil e sem muitos gastos, pode não ser o mais eficaz se não for associado a outras estratégias.

Correspondência

Tradicionalmente, muitas empresas enviam correspondência para seus clientes, com o intuito de informar sobre a pendência e o valor atualizado com juros e multas. Em muitos casos, o envio de cartas é feito para informar que, caso a dívida não seja paga, o cliente será cadastrado em órgãos de restrição de crédito (como SPC e SERASA).

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente, realizada por uma empresa terceirizada, é feita de forma automática e periódica, mantendo o cliente ciente de que o débito ainda está pendente de pagamento e informando a respeito das atualizações dos valores. Se você usa um software para academias ou um CRM com automação de pagamento, isso pode ser uma cobrança recorrente.

As maneiras de evitar a inadimplência

Algumas ações podem ser tomadas para estruturar melhor o processo de crédito e cobrança em uma empresa e ajudar que os índices de inadimplência sejam cada vez menores. Confira alguns deles:

Cadastro atualizado dos clientes

O primeiro passo é criar um cadastro padrão e mantê-lo atualizado com os dados do cliente. Esses registros devem conter informações importantes como: nome completo, RG, CPF, endereço, telefone e e-mail para contato.

O ideal é fazer pesquisas em órgãos de proteção, a fim de verificar possíveis restrições no nome do cliente, antes mesmo de liberar o crédito. Além disso, para que as informações sejam verdadeiras, deve-se solicitar documentos que comprovem os dados repassados.

Registro e controle de contas a receber

Outro passo importante para estruturar melhor a empresa e garantir um fluxo de caixa positivo é registrar todas as contas a pagar e a receber. Dessa forma, é possível saber, com precisão, o que se tem para receber, facilitando o planejamento para equilibrar as contas.

Porém, nesse controle, deve-se tomar dois cuidados essenciais que ajudarão a garantir bons resultados:

  • Conseguir prazos maiores para pagamento com os fornecedores, enquanto oferece prazos menores para os clientes pagarem. Assim, o risco de faltar dinheiro em caixa e honrar os compromissos é menor;
  • Não fazer o registro do valor total da venda, quando ela for realizada em forma de parcelamento — fazendo o lançamento de acordo com o valor de cada parcela, mensalmente.

Política de cobrança

A criação de uma política de cobrança ajuda a padronizar esse processo e fazer com que a informação seja clara tanto para os funcionários, quanto para os clientes. Nela, estabelece-se os valores de multas e juros por atraso, bem como o prazo para que o cliente seja inserido em órgãos de proteção.

Nesse caso, é muito importante levar em consideração o que fala o código de defesa do consumidor e a ética para realizar as cobranças (evitando ameaças e cobranças abusivas, por exemplo).

Contrato de pagamento

Outro passo importante é elaborar um contrato de fornecimento de crédito para clientes que farão compras parceladas e, nele, alguns aspectos política de cobrança devem estar explícitos, para que o cliente esteja ciente das penalidades em casos de atraso.

Esse contrato serve para resguardar ambas as partes de práticas inadequadas e que não foram acordadas previamente.

Lembrete da data do vencimento

É possível que alguns atrasos e inadimplências ocorram por esquecimento do cliente da data do pagamento, ou mesmo que haja saldo restante. Logo, uma das formas de evitar que isso ocorra, é enviar lembretes para o cliente sobre o vencimento do débito.

Incentivos para o pagamento em dia

Outra forma de evitar inadimplência e atrasos é fornecer incentivos para clientes que efetuam pagamentos em dia. Eles podem ser oferecidos em forma de bônus e descontos, por exemplo.

Renegociação da dívida

Ser flexível pode ser uma excelente saída para conseguir receber os valores pendentes. Vale refazer o parcelamento, ou mesmo abater os encargos referentes aos atrasos, quando a possibilidade de receber se torna menor (assim, o abatimento pode tornar a negociação mais atrativa para o cliente).

Restrição de crédito para clientes inadimplentes

Por fim, um aspecto que deve ser considerado é o da restrição de crédito para clientes que possuem algum débito em aberto. Isso evita que novas compras sejam realizadas no crédito, aumentando o risco de elevar a dívida que já está acumulada.

Existem diversas formas de cobrar o seu cliente, que podem ser utilizadas de forma individual ou em conjunto. Porém, o mais importante é respeitar o código de defesa do consumidor e os direitos do cliente, para não correr o risco de tornar o processo abusivo, ou mesmo infringir a lei. Dito isso, vale ressaltar que a inadimplência deve ser sempre combatida, para que a empresa consiga manter uma boa saúde financeira.

O que achou do nosso post de hoje? Algumas das medidas para cobrar seu cliente já são adotadas em sua empresa? Compartilhe sua opinião conosco.

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ERP na nuvem, aprenda a calcular o valor

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Uma das premissas antes de escolher um software ou sistema é avaliar o retorno sobre o investimento, ou ROI de um RBM. Ele indica se fazer a mudança será, de fato, uma boa decisão. Para calcular o ROI, é preciso entender os benefícios que o sistema vai oferecer e tentar atribuir um valor a ele. Depois, você deve subtrair desse valor o investimento a ser feito para adquirir e implementar o sistema.

No caso de um sistema de RBM (Relationship Bussiness Management) na nuvem, algumas premissas devem ser levadas em conta na hora de fazer a contas e descobrir o que vale mais a pena para sua empresa. Um sistema de cobrança recorrente pode implementado, basicamente de três maneiras: via desenvolvimento interno, no modelo tradicional, via compra de licença perpétua e instalação on premises(internamente na empresa) ou contratado como serviço, na nuvem. Vamos analisar cada uma das possibilidades.

ERP na nuvem e o ROI

No caso do desenvolvimento interno, é preciso estabelecer uma equipe de desenvolvimento e alocar tempo de diversas pessoas, cujo foco deveria ser o core business. Além do tempo envolvido, há impostos em cadeia para manter a equipe ativa. O sistema também deverá ser atualizado sempre que houver novidades na legislação ou quando a área financeira pedir novas funções. Uma vez o software pronto, haverá ainda custos com a compra de licenças de sistemas operacionais e softwares de banco de dados, infraestrutura (incluindo servidores, backups, segurança e monitoração), e manutenção para que tudo funcione corretamente. E, por fim, existe o risco de perder o programador principal que criou o sistema e, com isso, todo o conhecimento sobre o software.

Quando se fala em software no modelo tradicional, é importante levar em conta que, além dos custos semelhantes com o software desenvolvido, tais como hospedagem, manutenção e operação, há o custo alto inicial da licença do software que é cobrado no início do contrato. Depois da aquisição da licença, há os custos de manutenção mensal, que chegam a 34% do valor da licença, por ano. Além disso, se o serviço não atender as expectativas da companhia ou se em algum momento deixar de ser útil, o investimento maior já terá sido feito.

Já o software na nuvem tem características diferentes dos dois modelos acima. Primeiro, não existem os perigosos custos escondidos: o cliente paga conforme o uso. Não há um desembolso inicial para implementação, nem custos de mão de obra e hardware. Se a empresa cresce, o investimento aumenta junto. A plataforma está em constante evolução e o cliente não paga a mais por essas atualizações. Além disso, existe o fato de que, se o cliente ficar insatisfeito, ele pode cancelar o contrato, seguindo as condições acertadas, mas sem perder um grande investimento em licenças, por exemplo.

Capex X Opex

Outro fator relevante na escolha do software é a forma de aquisição ou contratação: Capex (Capital Expenditure) ou Opex (Operational Expenditure). Nos casos em que a empresa escolhe o modelo Capex, ela tem uma despesa de capital com os itens, o que torna o software um ativo da companhia, passível de depreciação contábil. Quando se fala em Opex, as empresas incluem este gasto como despesa operacional, que afeta diretamente o resultado (rentabilidade), mas que geralmente é mais fácil de aprovação orçamentária.

capex

Afinal, como medir o ROI de um RBM?

Conhecendo as diversas possibilidades de resolver a questão da automação do controle, faturamento e cobrança de contratos recorrentes e as formas de contratação, é hora de fazer as contas.

Para calcular o ROI de um RBM, leve em conta os principais custos envolvidos no processo ATUAL para comparar com o NOVO SISTEMA:

1) Quantidade de horas trabalhadas pela sua equipe para preparar contratos e propostas comerciais, tê-los assinados e depois, inseridos na rotina do financeiro para início das cobranças;

2) Quantidade de horas trabalhadas para o processo de cobrança e faturamento atual funcionar, por cada tipo de profissional, seja financeiro ou de tecnologia, para os casos onde o desenvolvimento do sistema é interno;

3) Impostos, tributos, benefícios e custos diretos e indiretos – como o equivalente ao aluguel, condomínio, conta de luz, material de escritório – de cada profissional envolvido.

4) Tente “precificar” os problemas enfrentados atualmente como erros no faturamento, esquecimento de efetuar determinada cobrança, conciliação contábil, ou de renovar e reajustar contratos;

5) Verifique o quanto de serviços não foram interrompidos nos últimos 12 meses por contratos inadimplentes, não renovados ou cancelados, ou seja, que ficaram ativos, mesmo quando o cliente não pagava mais por ele;

6) Avalie o tempo médio de recebimento, ou a taxa de inadimplência e insira o custo do dinheiro não recebido nesta conta;

Ainda, há outros fatores que influenciam na aquisição de um RBM profissional na nuvem:

Do ponto de vista da governança

O ROI de um RBM deve levar em conta se o software permite rastrear, com facilidade, operações fiscais, financeiras e contábeis (faturamento e cobrança), além, é claro, de contabilizar receitas de forma adequada.

Do ponto de vista de análise de performance

Ter todas as informações estruturadas facilita a geração de indicadores de performance (KPIs) que mostram como está a companhia: evolução do faturamento mensal (MRR / ARR), taxa de cancelamento e retenção de clientes (Churn), estoque de contratos (TCV), valor anual dos contratos (ACV) e o quanto vale cada cliente da base (LTV). Dessa forma é possível analisar a empresa e ajustar a operação antes que seja tarde demais.

Com os valores ocultos e visíveis em mãos, faça o cálculo para avaliar o que é mais vantajoso para sua empresa.

O diferencial da Vindi

A solução de cobrança recorrente na nuvem da Vindi cobre todo o processo desde a preparação de propostas comerciais e contratos, captura de um novo cliente (seja ele proveniente da web, call center ou sistema próprio), faturamento e cobrança em todos os meios de pagamento, e pode ser integrado ao seu ERP.

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O ERP tradicional não está preparado para o modelo de assinaturas

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Sua empresa vende assinaturas? Precisamos falar sobre o seu ERP tradicional.

É importante começar deixando uma coisa clara: um bom sistema de gestão empresarial é indispensável. Empresas de todos os tamanhos e segmentos precisam do Enterprise Resource Planning (ERP) para centralizar informações estratégicas, integrar áreas, gerenciar recursos e principalmente avaliar a saúde financeira. A grande maioria da empresas está “casada” com seu ERP e provavelmente não consegue mais viver sem ele.

Ainda assim, até nos melhores casamentos de vez em quando haverá algum desentendimento. Todas as empresas possuem alguma razão para reclamar. Seja sobre a complexidade da implantação, o alto custo de customização e o uso inadequado do sistema.

Para empresas de recorrência, que vendem através de mensalidades, a situação é muito mais crítica. Além de todos os problemas mais comuns, mesmo os melhores ERPs do mercado falham na hora de gerenciar as atividades mais básicas de um negócio de assinaturas. A razão para isso é que os ERPs foram desenvolvidos para se comercializar produtos e serviços de maneira pontual.

O melhor exemplo neste caso é o pacote Office. Ha alguns anos ele era vendido como um produto físico, um CD contendo o aplicativo com uma licença para toda a vida. A transação acontecia entre a empresa e o cliente acontecia apenas uma vez.

O ERP tradicional sofreu com a mudança para a economia da recorrência

A versão mais recente versão do Office, não é comprada como um produto na caixa, mas uma subscrição mensal, ou anual, que permite a uma pessoa baixar e usar os vários aplicativos do Office em seus dispositivos. Quando sua assinatura expirar, o acesso é perdido até que se pague novamente.

Este não é um caso isolado, centenas de empresas estão se movendo nesta direção, sejam de filmes até softwares. O fenômeno é tão presente que está sendo chamado de subscription economy (economia da recorrência), ou em bom português: economia da recorrência.

O estudo Economist Intelligence Unit, publicado pela Gartner, afirma que 35% das 2000 maiores empresas globais vão gerar receitas através de algum serviço ou produto oferecido através de assinatura.

A principal razão para esta mudança está no comportamento do próprio consumidor. Segundo o mesmo estudo 4 em cada 5 empresas afirmam que seus clientes estão procurando um novo modo de consumir seus produtos e 72% afirma que a preferência de seus clientes está migrando para um modelo de assinaturas.

Para estas empresas o ERP deixa mais a desejar. Um ERP tradicional não consegue gerenciar contratos recorrentes. Ele não consegue distinguir entre receita recorrente mensal e uma compra unitária. Possuem apenas um módulo que “cria“ novos pedidos de venda mensalmente. Mas o processo no ERP tradicional é tratado como qualquer outro pedido pontual.

O novo modelo de recorrência é um problema para os ERPs uma vez que:

Ele não entende receita recorrente, então não consegue calcular a receita mensal recorrente (MRR) ou a receita anual recorrente (ARR) de uma empresa;
Ele não entende mudanças de preço e entrega, por isso não consegue quantificar upsells, downsells ou add-ons;
Ele não consegue avaliar quantos clientes uma empresa possui, ou qual a sua taxa de cancelamento (churn rate).

O resultado final destas pequenas falhas é que um sistema de ERP não consegue oferecer uma visão clara de um negócio de assinaturas. Ele falha em responder a questão mais importante. Como minha empresa está indo financeiramente?

Um ERP tradicional também não consegue:

  • Permitir cobranças recorrentes com condições flexíveis, estabelecidas pela empresa;
  • Ativação, suspensão e cancelamento de serviços com base em regras de pagamento e de vigência, como trial e renovações;
  • Cobrar com base no uso mensal dos serviços, gerando, inclusive, extratos de utilização;
  • Reduzir a inadimplência por meio de régua de comunicação configurável com envio de diversos modelos de e-mail de cobrança, alertas de boleto “não lido” ou, ainda, lembretes de pagamento antes do vencimento;
  • Portal self-service para que o cliente acesse suas faturas históricas, gere segunda via do boleto, troque o meio de pagamento preferido, entre outros.

RBM, uma solução complementar

Mas há um caminho simples e eficiente para reinventar o ERP tradicional: integrá-lo a um sistema de relationship business management (rbm), que é a categoria de sistemas que gerencia contratos de serviços recorrentes, assinaturas e o principal, o Billing, que é a capacidade de entender que o preço de determinado serviço varia de acordo com seu uso ou consumo, e que no fim do mês, após informar qual foi o consumo de tal serviço, o sistema calcule a fatura e gere um extrato detalhado demonstrando o tudo o que foi considerado no cálculo da cobrança.

Ter flexibilidade e agilidade na relação com os clientes traz resultados extraordinários para o negócio. Mas, na mesma medida, demanda um sistema de cobrança cada vez mais complexo e customizado.

Para atender às demandas e vontades do consumidor, é preciso reunir todas as informações de cobrança em um mesmo sistema, incluindo alterações, descontos ou cobranças extras. Um sistema intuitivo e fácil precisa reunir todas essas informações em uma única cobrança.

Durante todos estes anos sua empresa fez diversos investimentos. No entanto, a mudança para serviços de assinatura apresenta um desafio. Flexibilidade em ofertas, preços e agregação pode ser ótimo para as vendas e front office, mas cria alguns desafios incríveis para o back office. Portanto quando estiver escolhendo o sistema para gerenciar contratos de recorrência. Pode ser o diferencial que faltava para o crescimento rápido e a manutenção da sua base de assinantes.

Conheça mais sobre o tema, aqui.

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Serviços de streaming já são maiores que TV a cabo

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Olha que interessante.

A Motion Picture Association of America (MPAA), publicou que o mercado mundial de streaming, abrangendo cinema e home vídeo, chegou ao número record de receita: U$97 bilhões de receita em 2018. Já é maior que o mercado de TV a Cabo.

Para se ter uma ideia, no mundo, existem 613 milhões de assinaturas ativas. Já os planos de TV à cabo estão entre 550 milhões. Marco histórico para o mercado de assinaturas.

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